#ERPT04C - Eksplorasi Odoo sebagai Fungsi Purchasing

Selamat malam, salam sejahtera untuk kita semua.

Saya mau lanjut nih mengerjakan tugas 4 yang ketiga. Pada tugas ini, saya mengeksplorasi mengenai Odoo dengan fungsi Purchasing. Berikut langkah-langkahnya:

1. Masuk ke: http://128.199.81.246:8069  kemudian pilih database sesuai PT yang dikelola (dev-1), lalu sign in 

2. Kemudian pilih menu Purchase, sehingga muncul tampilan sebagai berikut.

3. Beberapa menu yang terdapat pada modul ini, antara lain:

3.1. Purchase

  Pada menu ini, kita dapat membuat Request for Quotation, Purchase Order (PO), serta dapat melihat dan membuat daftar supplier.

3.1.1. Request for Quotation & Purchase Order

Quotation adalah Purchase Order dengan state Draft.  

Pada sub menu Request for Quotation ini terdapat beberapa bagian yang perlu diisi, yaitu:

1. Nama supplier

2. Supplier Reference: bisa diisi dengan nomor Sales Order (Quotation) dari Supplier

3. Tanggal Order

4. Tujuan Gudang penerimaan

5. Daftar produk

6. Tab Deliveries dan Invoices. 

     Pada tab ini ada beberapa info yang perlu diisi:

     (1) Tanggal penerimaan yang diharapkan

     (2) Masukkan tujuan lokasi pada field Destination

     (3) Invoicing Control/Metode penerimaan invoice:

• Based on Purchase Order Lines: Invoice diterima untuk setiap produk yang dibeli
• Based on Generated Draft Invoices: Invoice diterima untuk keseluruhan dokumen PO
• Based on Incoming Shipments: Invoice diterima untuk setiap penerimaan barang dari supplier

     (4) Payment Term

7. Informasi tambahan (Term and Conditions)

8. Klik tombol Confirm Order. Jika total amount melebihi minimum amount yang memerlukan approval, maka state selanjutnya adalah Waiting for Approval. Jika tidak status langsung berubah menjadi Purchase Order dan siap untuk dilakukan penerimaan barang atau tagihan.

9. Klik tombol Print untuk mencetak

10. Kirim melalui email

11. Membatalkan pembelian dan mengubah status menjadi Cancel

3.1.2. Supplier

Pada sub menu ini kita dapat menambahkan dan melihat supplier

Untuk menambah supplier, kita hanya perlu meng-klik create

3.2. Incoming Products

Secara default hanya menampilkan barang yang belum diterima.

Dapat pula membuat incoming product baru dengan klik create:

3.3. Invoice Control

Sub menu ini untuk membuat draft invoice untuk setiap Purchase Order sesuai invoicing control dari masing-masing PO. Invoice hanya bisa divalidasi oleh pihak keuangan.

3.3.1. On Draft Invoice

Menu ini menampilkan semua invoice yang sudah pernah dibuat apapun jenis invoicing control nya. Secara default hanya draft invoice saja yang ditampilkan.

Tetapi kita dapat menghapus filter di atas untuk mendapatkan semua daftar invoice.

3.3.2. On Purchase Order Lines

Jika invoice control adalah Based on Purchase Order Lines, maka kita bisa buatkan invoice dari baris produk yang dibeli di PO. Contoh:

3.3.3. On Incoming Shipment

Jika invoice control adalah Based on Incoming Shipment, maka dapat dibuat draft invoice melalui daftar penerimaan barang yang sudah dilakukan.

3.4. Products

Pada sub menu ini dapat membuat daftar produk yang diperlukan dan melihat produk yang dimiliki oleh Bank Optimis

Untuk membuat daftar produk baru, cukup klik create

Sekian untuk post-an saya kali ini. Terimakasih telah berkunjung.


Salam Semangat,

Rizka Shoumil Ilhami

#ERPT04B - Contoh Topik tentang Purchasing Department

Lanjut ke tugas 4 yang kedua....

Pada post ini saya akan membahas mengenai salah satu topik mengenai Purchasing di forum odoo internasional. Pertama yang harus dilakukan tentunya membuka website https://www.odoo.com/ terlebih dahulu, kemudian Sign Up.

Lalu masuk ke bagian forum dan mencari forum tentang Purchasing. Berikut merupakan beberapa topik tentang Purchasing yang di bahas di forum odoo internasional

Incorrect Stock Value After Receiving a Product From Purchasing Order

Stock Move with Serial-Number Fails

Untuk lebih lengkapnya, dapat dikunjungi link ini:

https://www.odoo.com/forum/help-1/question/stock-move-with-serial-numbers-fails-92129
https://www.odoo.com/forum/help-1/question/incorrect-stock-value-after-receiving-a-product-from-purchasing-order-90652

Sekian.
Salam Sukses,


Rizka Shoumil Ilhami

#ERPT04A - Artikel tentang Fungsi Purchasing

Selamat malam kawan-kawan semua...

Alhamdulillah saya masih berkesempatan untuk menulis lagi di blog ini. Tulisan saya kali ini akan membahas mengenai artikel yang telah saya browsing mengenai ERP fungsi modul Purchasing.

Berikut merupakan ringkasannya...

A. Studi Kasus

Perusahaan A melakukan pembelian ke supplier. Invoice dan Incoming Shipment dikendalikan secara manual. Tidak ada partial picking. Tidak ada barang yang diretur. Pembayaran dilakukan sekali.

B. Cara Menyelesaikannya dengan OpenERP

1. Buka menu Purchase -> Purchase Management -> Request For Quotation
2. Buat Purchase Order
3. Pastikan isian field Invoicing Control adalah Based on generated draft invoice
4. Jika Supplier sudah menyetujui PO, klik tombol Convert To Purchase Order
5. Jika invoice sudah diterima dari supplier, cari dan buka invoice yang dihasilkan dari PO tersebut. Kemudian klik tombol Approve jika data invoice sudah benar
6. Jika pembayaran sudah dilakukan, buka kembali data supplier invoice kemudian klik tombol Pay Invoice
7. Pastikan data Supplier Payment sudah benar. Jika sudah klik tombol Validate
8. Jika produk yang sudah dipesan sudah datang, klik menu Warehouse Management -> Warehouse Management -> Incoming Shipment
9. Buka data incoming shipment yang dihasilkan oleh PO tersebut kemudian klik tombol Process
10. Klik tombol Validate pada wizard Product To Process yang muncul

Setelah rangkaian invoice dan shipment selesai maka Purchase Order selesai dan berada pada statedone

Selengkapnya dapat diakses disini

Terimakasih sudah berkunjung.

Rizka Shoumil Ilhami

#ERPT03B - Bisnis Proses Bank Optimis

Selamat malam semuaaaaa.....

Kali ini saya akan membahas mengenai bisnis proses yang terjadi di PT. Bank Optimis, Tbk
Seperti yang telah saya bahas di post selanjutnya bahwa Bank Optimis memiliki beberapa departemen, yaitu antara lain:

• Departemen Purchasing

• Departemen Marketing

• Departemen HRD

• Departemen Accounting

• Departemen CRM (Customer Relationship Management)

• Departemen Finance

Semua departemen ini tentunya saling berkaitan antara satu sama lain meskipun masing-masing memiliki tugas dan fungsi yang berbeda. Keterkaitan antar departemen di Bank Optimis dapat terlihat dari bisnis proses di bawah ini.

Untuk melihat versi bpm nya, silakan klik disini

Terimakasih sudah mampir :)

Salam Sukses,

Rizka Shoumil Ilhami

#ERPT03A - Bisnis Proses Purchasing Department

Selamat pagi semua...

Pada kesempatan ini saya akan membahas mengenai bisnis proses Purchasing Department Bank Optimis. Sebelumnya, apa sih Bank Optimis itu??

PT Bank Optimis, Tbk adalah salah satu lembaga keuangan terbesar di Indonesia. Bank Optimis menawarkan produk berupa jasa secara lengkap di bidang perbankan untuk nasabah perseorangan maupun nasabah bisnis di seluruh Indonesia. Perusahaan ini juga melayani klien internasional dengan anak perusahaan, cabang dan kantor perwakilan di London, Hong Kong, Malaysia, Singapura, Timor Leste, dan Shanghai. Bank Optimis memiliki beberapa department sebagai berikut:

• Departemen Purchasing
• Departemen Marketing
• Departemen HRD Karyawan (Gaji)
• Departemen HRD Penerimaan Karyawan
• Departemen Accounting
• Departemen CRM (Customer Relationship Management)

Purchasing Department itu apa sih??

Purchasing atau sesuai namanya yang diambil dari bahasa inggris yakni purchase yang artinya beli, jadi secara arti kata purchasing adalah sebuah bagian dalam perusahaan yang bertugas dalam hal pembelian.

Kegiatan pembelian merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah perusahaan, fungsi pembelian ini dikatakan dasar karena suatu perusahaan tidak akan dapat beroperasi dengan baik tanpa adanya fungsi tersebut. Fungsi pembelian ini sangat penting untuk dikelola dengan sungguh-sungguh karena ruang lingkup dari pembelian tidak hanya sebatas bagaimana manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan barang secara tepat waktu dan sesuai dengan target harga, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menetukan strategi kemitraan antar perusahaan yang efektif.

Dalam penerapannya, secara sekilas fungsi pembelian terlihat sederhana namun pada kenyataannya terdapat suatu hal tertentu yang harus diperhatikan, terutama yang berkaitan dengan karakteristik barang yang dibutuhkan dan faktor-faktor eksternal di sekitar perusahaan. Oleh karena itulah manajemen dalam pembelian penting untuk diterapkan dalam perusahaan.

Departemen Purchasing PT. Bank Optimis Tbk. dibagi menjadi 3 bagian, yaitu bagian Inventory Control, Buyer, dan Vendor Management. Untuk job description masing-masing bagian tersebut dapat dilihat di bawah ini:

Bagian Inventory Control

1. Melakukan pemesanan barang untuk barang consummable

2. Mengontrol jumlah stok barang yang ada

3. Melakukan penerimaan barang yang di pesan

Bagian Buyer

1. Melakukan pemesanan barang

2. Mencari referensi Vendor untuk turut serta dalam tender (pengajuan quotation)

3. Melakukan komparasi harga, kualitas barang, dan layanan pra/purna jual vendor

Bagian Vendor Management

1. Mengontrol barang yang dipesan

2. Memberikan reward/punishment terhadap vendor yang berprestasi/bermasalah

3. Memberikan rekomendasi kepada buyer untuk mencari vendor lain jika vendor yang ada bermasalah

Berikut merupakan Bisnis Proses di bagian Purchasing Department Bank Optimis

*Klik disini  untuk melihat file dalam bentuk bpm

Sekian yang dapat saya share pada kesempatan kali ini, untuk tugas berikutnya (Tugas 3B) segera menyusul. Terimakasih.

Salam Semangat,

Rizka Shoumil Ilhami